Ratgeber
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland
Aktualisiert im August 2026
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, kommt gestaffelt – 2027 für größere, 2028 für alle. Dieser Ratgeber sortiert die Fristen, erklärt, was überhaupt als E-Rechnung gilt, und nennt die Ausnahmen.
Die Fristen im Überblick
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das den § 14 des Umsatzsteuergesetzes geändert hat. Betroffen ist der inländische Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen – kurz B2B. Der Zeitplan sieht eine harte Empfangspflicht und eine weiche, gestaffelte Ausstellungspflicht vor:
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen müssen empfangen werden können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig – wer eine schickt, darf sie schicken. | Alle inländischen Unternehmen |
| 2025–2026 | Übergangszeit: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. | Alle inländischen Unternehmen |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht: Rechnungen an andere Unternehmen müssen als E-Rechnung hinausgehen. | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 2027 | Für alle übrigen Unternehmen läuft die Übergangszeit noch ein Jahr weiter. | Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle: Papier und PDF sind im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig. | Alle inländischen Unternehmen |
Wichtig ist der Unterschied zwischen den beiden Richtungen. Empfangen müssen Sie schon heute. Ausstellen müssen Sie erst später – dürfen es aber jederzeit früher tun, und viele Auftraggeber verlangen es längst.
Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne der Neuregelung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch übermittelt und weiterverarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Praktisch heißt das:
- Ja: eine XRechnung als XML-Datei.
- Ja: ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ab dem Profil BASIC – der XML-Anhang im PDF ist die Rechnung.
- Nein: ein gewöhnliches PDF, auch wenn es per E-Mail kommt und wunderschön gestaltet ist.
- Nein: ein eingescanntes Papierdokument, ein Foto oder ein Ausdruck.
Das ist der Punkt, an dem die meisten stolpern: Ein PDF ist eine elektronische Datei, aber keine elektronische Rechnung. Für ein Programm ist es ein Bild – die Beträge darin sind Pixel, keine Zahlen. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz, nicht der Übertragungsweg. Ob Ihre Datei einer ist, sehen Sie in wenigen Sekunden im Viewer von Klarfaktur.
Die Ausnahmen
Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Ausgenommen sind unter anderem:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Bruttobetrag) – der Kassenbon vom Baumarkt bleibt ein Kassenbon.
- Fahrausweise – Bahn- und Nahverkehrstickets gelten weiterhin als Rechnung.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa im Finanz-, Versicherungs- oder Gesundheitsbereich.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – die Pflicht gilt nur im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
- Leistungen ins Ausland fallen nicht unter die deutsche Regelung; dort gelten die Vorgaben des jeweiligen Landes.
Für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer gilt eine Erleichterung: Ihre eigenen Rechnungen dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier hinausgehen. Von der Empfangspflicht befreit sie das nicht – auch sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können. Klären Sie Ihren konkreten Fall bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Was „empfangen können“ praktisch bedeutet
Die gute Nachricht zuerst: Ein E-Mail-Postfach genügt. Es braucht weder ein Portal noch eine besondere Schnittstelle – die Finanzverwaltung erwartet lediglich, dass eine E-Rechnung bei Ihnen ankommen kann. Wer eine Geschäftsadresse für Rechnungen hat, erfüllt diesen Teil bereits.
Die zweite Hälfte ist die anspruchsvollere:
- Lesen können. Sie müssen den Inhalt prüfen, bevor Sie zahlen. Dafür genügt zu Beginn ein Viewer; im laufenden Betrieb übernimmt das die Buchhaltungssoftware.
- Aufbewahren. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz im Original – nicht ein Ausdruck und nicht ein daraus erzeugtes PDF. Er muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar bleiben.
- Nicht blockieren. Wer keine E-Rechnungen annehmen will, kann den Absender in der Regel nicht zu einem anderen Format zwingen – dessen Pflicht ist mit der ordnungsgemäßen Übermittlung erfüllt.
Checkliste für kleine Unternehmen
- Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingang festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Prüfen, ob Ihr Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD importiert – und falls nicht, den Wechsel jetzt einplanen.
- Eingehende XML- und PDF-Dateien im Original ablegen, nicht ausdrucken und wegwerfen.
- Mit der Steuerberatung klären, wie die Dateien in die Buchführung und ins Archiv kommen.
- Vor 2027 einmal testweise selbst eine E-Rechnung erzeugen und prüfen lassen – dann ist der Ernstfall keine Überraschung.
- Bei Rechnungen an Behörden zusätzlich die Leitweg-ID erfragen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht Sie trifft, hängt von Ihrem Einzelfall ab – fragen Sie dazu Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
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Rechnung auf Normkonformität prüfenHäufige Fragen
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen können. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Früher umsteigen dürfen Sie jederzeit.
Nur in der Übergangszeit und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung, weil es keinen strukturierten Datensatz enthält. Spätestens ab 2028 ist es im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig. Ein ZUGFeRD-PDF ist etwas anderes: Darin steckt zusätzlich eine XML-Rechnung.
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Verlangt eine Privatperson ausdrücklich eine E-Rechnung, können Sie eine ausstellen – müssen es aber nicht.
Das ist Ihr Problem, nicht das des Absenders: Hat er die Rechnung ordnungsgemäß übermittelt, gilt sie in der Regel als zugegangen. Sie riskieren damit Mahnungen, Skontoverluste und Ärger beim Vorsteuerabzug. Für den ersten Blick genügt ein Viewer; dauerhaft brauchen Sie eine Lösung, die E-Rechnungen einliest und archiviert.