Ratgeber
Was ist eine XRechnung?
Aktualisiert im August 2026
Eine XRechnung ist eine Rechnung, die nicht aus Seiten besteht, sondern aus Feldern. Sie ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen – verbindlich gegenüber Behörden und im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen längst Alltag. Dieser Ratgeber zeigt, was drinsteckt, wie die Teile zusammenhängen und woran Sie eine gültige XRechnung erkennen.
Warum es diesen Standard gibt
Bis vor wenigen Jahren war jede elektronische Rechnung ein Einzelfall. Der eine schickte ein PDF, der nächste eine Excel-Tabelle, der dritte ein selbst gebautes Datenformat aus seinem Warenwirtschaftssystem. Wer solche Rechnungen automatisch verarbeiten wollte, musste für jeden Lieferanten eine eigene Schnittstelle bauen. Das rechnet sich für Konzerne – für alle anderen nicht.
Die europäische Norm EN 16931 hat deshalb festgelegt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthält und wie sie heißen: ein gemeinsames Vokabular, das in ganz Europa gilt. Jedes Feld hat eine Kennung, das Rechnungsdatum zum Beispiel BT-2. Ein Programm in Portugal versteht damit eine Rechnung aus Bremen, ohne dass sich jemand abstimmen musste.
XRechnung ist die deutsche Auslegung dieser Norm – in der Fachsprache eine CIUS, eine „Core Invoice Usage Specification“. Sie erfindet nichts Neues, sondern schärft nach: Manche Felder, die europäisch optional sind, sind in Deutschland Pflicht, für andere gelten engere Regeln. Gepflegt wird der Standard von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Die aktuelle Generation trägt die Versionsnummer 3.x; welche Fassung eine Datei nutzt, steht in ihr selbst drin.
Wie eine XRechnung von innen aussieht
Der folgende Ausschnitt zeigt den Kopf einer XRechnung. Sie müssen das nicht lesen können – aber es hilft zu sehen, dass hinter dem Zeichensalat eine sehr geordnete Sache steckt:
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>RE-2026-0815</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-08-01</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>04011000-1234-90</cbc:BuyerReference>
...
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>
</ubl:Invoice>Jede Zeile ist ein Feld mit Namen. ID ist die Rechnungsnummer, IssueDate das Rechnungsdatum, InvoiceTypeCode die Rechnungsart – der Code 380 steht für die normale Rechnung, 381 für eine Gutschrift. Besonders wichtig ist die erste Zeile: Die CustomizationID sagt, nach welcher Spielregel das Dokument gebaut ist. Steht dort xrechnung_3.0, ist es eine XRechnung der Version 3.0, und genau danach wird geprüft.
Was Sie in einer echten Datei zusätzlich finden: Verkäufer und Käufer mit vollständiger Anschrift, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, jede Rechnungsposition mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz, die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer nach Steuersätzen sowie die Zahlungsangaben mit IBAN und Zahlungsbedingungen. Sie können sich das in Ruhe ansehen: Der Viewer von Klarfaktur hat eine Beispielrechnung an Bord.
UBL oder CII – zwei Schreibweisen, eine Norm
Eine XRechnung darf in zwei Syntaxen geschrieben sein, und beide sind gleichwertig. Die eine heißt UBL (Universal Business Language) und ist bei öffentlichen Auftraggebern und im Peppol-Netz am weitesten verbreitet. Die andere heißt CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) und ist die Syntax, die auch in ZUGFeRD und Factur-X steckt.
Der Unterschied ist reine Schreibweise. Dieselbe Rechnung sieht in UBL anders aus als in CII – die Elemente heißen anders und sind anders verschachtelt –, sie enthält aber exakt dieselben Informationen mit denselben europäischen Feldkennungen. Für Sie als Empfänger heißt das: Ein Programm, das XRechnung unterstützt, muss beide Varianten lesen können. Sie haben keine Wahl zu treffen, und eine Rechnung wird nicht dadurch ungültig, dass sie in der jeweils anderen Syntax ankommt.
Die Begriffe und wie sie zusammenhängen
| Begriff | Was es ist | Verhältnis zum Rest |
|---|---|---|
| EN 16931 | Europäische Norm für den Kern einer elektronischen Rechnung: welche Angaben es gibt und wie sie heißen. | Das Fundament. Alles Weitere baut darauf auf. |
| XRechnung | Die deutsche Ausprägung (CIUS) der Norm, gepflegt von der KoSIT, aktuell in Version 3.x. | EN 16931 plus deutsche Zusatzregeln, etwa die Pflicht zur Käuferreferenz. |
| UBL / CII | Die beiden erlaubten XML-Syntaxen, in denen die Norm geschrieben werden darf. | Zwei Schreibweisen desselben Inhalts. XRechnung erlaubt beide, ZUGFeRD nutzt CII. |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybridformat: ein PDF, in dem die Rechnung zusätzlich als XML steckt. | Ab Version 2.1 identisch mit dem französischen Factur-X. Im Profil EN 16931 normkonform. |
| Peppol | Ein europäisches Netzwerk samt Regeln, über das Rechnungen sicher zugestellt werden. | Der Transportweg, nicht das Format. Über Peppol laufen unter anderem XRechnungen. |
| Leitweg-ID | Adresse der Behörde, an die eine Rechnung zugestellt wird, mit Prüfziffer. | Steht in der Käuferreferenz und ist bei Rechnungen an die Verwaltung Pflicht. |
Welche Angaben Pflicht sind
Die Pflichtangaben einer XRechnung sind zum größten Teil dieselben, die auch auf einer Papierrechnung stehen müssen – nur eben in klar benannten Feldern statt in freiem Text:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsart (etwa Rechnung oder Gutschrift)
- vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Verkäufers
- Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise der Abrechnungszeitraum
- jede Rechnungsposition mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz
- die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer nach Steuersätzen und Steuerkategorien – bei steuerfreien Leistungen mit Begründung
- die Summen: Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag und der tatsächlich zu zahlende Betrag
- Zahlungsangaben wie IBAN und Zahlungsbedingungen sowie eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- die Käuferreferenz – gegenüber Behörden ist das die Leitweg-ID
Dazu kommen Rechenregeln: Die Summe der Positionen muss den Nettobetrag ergeben, Netto plus Steuer den Bruttobetrag, und jede Steuerkategorie muss zu ihrem Steuersatz passen. Genau solche Regeln prüft der Viewer von Klarfaktur und sagt Ihnen, welche Angabe fehlt oder nicht zusammenpasst.
Eine XRechnung sieht für Menschen nicht schön aus – das ist kein Mangel, sondern Absicht. Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden zusätzlich eine ansehnliche Rechnung geben wollen, ist ZUGFeRD das passendere Format: PDF zum Ansehen, XML zum Verarbeiten, beides in einer Datei.
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XRechnung ansehen und prüfenHäufige Fragen
Nein. XRechnung ist eine von mehreren Ausprägungen der Norm EN 16931. Auch ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 oder eine Peppol-BIS-Rechnung aus dem europäischen Ausland ist eine gültige E-Rechnung. Gemeinsam ist ihnen der strukturierte Datensatz nach EN 16931 – ein reines PDF gehört nicht dazu.
Aktuell ist die Generation 3.x. Welche Fassung eine konkrete Datei nutzt, steht in ihr selbst: Die CustomizationID nennt die Version, zum Beispiel xrechnung_3.0. Klarfaktur liest diese Angabe aus und zeigt sie über dem Prüfbericht an.
Ja. XRechnung ist zwar für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung entwickelt worden, ist aber ein zulässiges Format für jede E-Rechnung nach EN 16931 – also auch zwischen Unternehmen. Sinnvoll ist eine kurze Absprache: Manche Empfänger bevorzugen ZUGFeRD, weil sie zusätzlich ein lesbares PDF bekommen.
Dann ist die Rechnung nicht normkonform und kann vom Empfänger zurückgewiesen werden – bei Behörden geschieht das oft automatisch schon beim Eingang. Fehlt eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, kann außerdem der Vorsteuerabzug in Gefahr sein. Lassen Sie die Rechnung in solchen Fällen vom Absender korrigiert neu ausstellen.