Ratgeber
ZUGFeRD und XRechnung: der Unterschied
Aktualisiert im August 2026
Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm, beide gelten als E-Rechnung – und trotzdem fühlen sie sich völlig verschieden an. Der Grund ist die Verpackung: Das eine kommt als PDF, das andere als reine Datendatei. Hier steht, was das praktisch bedeutet und wann Sie welches Format nehmen sollten.
Die kurze Antwort
XRechnung ist eine reine Datendatei. Sie öffnen sie und sehen XML – lesbar erst durch einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware.
ZUGFeRD ist ein PDF mit doppeltem Boden. Sie öffnen es und sehen eine ganz normale Rechnung; im Inneren des PDFs liegt dieselbe Rechnung zusätzlich als XML-Datei, für Programme.
Beide stützen sich auf die europäische Norm EN 16931, beide sind damit E-Rechnungen im Sinne der deutschen Regelungen. Der Unterschied ist nicht der Inhalt, sondern die Form – und die Zielgruppe: XRechnung kommt aus der öffentlichen Verwaltung, ZUGFeRD aus der Wirtschaft.
ZUGFeRD: eine Datei, zwei Leser
Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF im Langzeitarchiv-Format PDF/A, an das eine XML-Datei angehängt ist. Diese XML-Datei ist in der Syntax CII geschrieben und enthält die vollständigen Rechnungsdaten. Menschen lesen die PDF-Seite, Maschinen lesen den Anhang. Weil beides in einer Datei steckt, ändert sich am Versandweg nichts: Die Rechnung geht weiterhin als PDF per E-Mail hinaus.
Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Seit Version 2.1 ist es technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X – zwei Namen, eine Spezifikation. Eine Rechnung, die Sie nach Frankreich schicken, ist damit dasselbe Dokument wie eine ZUGFeRD-Rechnung im Inland.
Wichtig ist das Profil. ZUGFeRD gibt es in Ausbaustufen, und nicht jede ist eine vollständige Rechnung:
| Profil | Was enthalten ist | Taugt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur wenige Kopfdaten und Summen, keine Positionen. Gedacht als Buchungshilfe zum PDF. | Nein – keine vollständige Rechnung. |
| BASIC WL | Kopfdaten und Steueraufschlüsselung, aber ohne Rechnungspositionen („without lines“). | Nein – die Positionen fehlen. |
| BASIC | Vollständige Rechnung mit Positionen, beschränkt auf einfache Geschäftsvorfälle. | Ja, im Rahmen der Norm. |
| EN 16931 (COMFORT) | Der volle Umfang der europäischen Norm – der Normalfall für den Geschäftsverkehr. | Ja. |
| EXTENDED | Norm plus Zusatzfelder für komplexere Fälle, etwa abweichende Lieferanschriften je Position. | Ja, sofern der Empfänger die Zusätze verarbeiten kann. |
Welches Profil eine Datei nutzt, steht in ihr selbst – Klarfaktur liest es aus und zeigt es über dem Prüfbericht an. Wenn Sie also ein ZUGFeRD-PDF bekommen und unsicher sind, ob es als E-Rechnung zählt: hineinziehen und nachsehen.
XRechnung: der Standard für die Verwaltung
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der Norm EN 16931 und wird von der KoSIT gepflegt. Sie ist reines XML, wahlweise in der Syntax UBL oder CII, und enthält kein Bild der Rechnung – wer eine XRechnung ansehen will, braucht ein Programm dafür. Dafür ist sie eindeutig: Es gibt genau eine Quelle der Wahrheit, nämlich die Daten.
Wer der öffentlichen Verwaltung Rechnungen stellt, kommt an XRechnung praktisch nicht vorbei. Dort gehört auch die Leitweg-ID dazu, die Adresse der empfangenden Stelle. Mehr zum Aufbau steht im Ratgeber Was ist eine XRechnung?
Der Vergleich auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiform | Eine XML-Datei (.xml) | Ein PDF/A mit eingebetteter XML-Datei (.pdf) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Software | Ja, direkt – die PDF-Seite sieht aus wie immer |
| Norm-Basis | EN 16931, deutsche Ausprägung (CIUS) | EN 16931 ab dem Profil BASIC; MINIMUM und BASIC WL bleiben darunter |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Rechnungen an Behörden (B2G) | Der Regelfall, inklusive Leitweg-ID | Nur, wenn die empfangende Stelle es zulässt |
| Rechnungen an Unternehmen (B2B) | Zulässig und verbreitet | Sehr verbreitet, weil der Empfänger die Rechnung auch ansehen kann |
| Herkunft | KoSIT, für die öffentliche Verwaltung in Deutschland | FeRD; seit Version 2.1 identisch mit dem französischen Factur-X |
| Typischer Versandweg | Rechnungsportal der Behörde oder Peppol | E-Mail-Anhang wie bisher |
Welches Format sollten Sie nutzen?
- Sie stellen Rechnungen an Behörden. Nehmen Sie XRechnung und besorgen Sie sich die Leitweg-ID des Empfängers. Fragen Sie im Zweifel nach, über welchen Weg die Rechnung eingereicht werden soll.
- Sie stellen Rechnungen an Unternehmen. ZUGFeRD ist der bequemere Weg, weil Ihre Kundschaft weiterhin eine lesbare Rechnung bekommt. Achten Sie auf ein Profil ab BASIC, besser EN 16931.
- Sie empfangen Rechnungen. Sie müssen beides lesen können – Sie haben keinen Einfluss darauf, was Ihre Lieferanten schicken. Ein Buchhaltungsprogramm, das beide Formate importiert, erledigt das für Sie.
Und die ehrliche Antwort auf die häufigste Frage: Ein Format ist nicht „besser“ als das andere. ZUGFeRD ist freundlicher zum Menschen, XRechnung ist eindeutiger für die Maschine. Wer beides empfangen und eines davon sauber verschicken kann, ist auf der sicheren Seite.
Ein PDF mit ZUGFeRD-Optik ist noch lange kein ZUGFeRD. Entscheidend ist der XML-Anhang im Inneren – fehlt er, ist die Datei ein gewöhnliches PDF und damit im Sinne der E-Rechnungspflicht keine E-Rechnung. Prüfen lässt sich das in wenigen Sekunden.
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Format jetzt prüfenHäufige Fragen
Seit ZUGFeRD 2.1 ja. Das deutsche ZUGFeRD und das französische Factur-X beruhen auf derselben Spezifikation und sind technisch identisch; die beiden Namen haben historische Gründe. Eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.1 wird deshalb auch von französischen Empfängern als Factur-X verstanden.
Es kommt auf das Profil an. Ab dem Profil BASIC enthält ZUGFeRD eine vollständige, normkonforme Rechnung und gilt als E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und sind als reine Buchungshilfe gedacht – sie erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte Rechnung nicht.
Nur wenn die empfangende Stelle das ausdrücklich zulässt. Die Rechnungseingangsportale der Verwaltung sind auf XRechnung ausgelegt; manche akzeptieren zusätzlich ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Fragen Sie vor der ersten Rechnung nach – eine abgelehnte Rechnung kostet mehr Zeit als eine kurze E-Mail.
An der Dateiendung und am Inhalt: Eine .xml-Datei ist eine reine E-Rechnung, ein .pdf kann ZUGFeRD sein oder auch nicht. Ziehen Sie die Datei in Klarfaktur, wird das Format erkannt, ein eingebettetes XML im PDF ausgelesen und das Profil im Klartext angezeigt.